Sistem Informasi

ok..sekarang kita di Pertemuan ke – 3!? mengenai bab ini,kita akan membahas tentang apa itu yang disebut sistem informasi.apa y?hehehe…itu jurusan saha kuliah!!ok lah gag usah bertele-tele 😀

Sistem informasi adalah sistem yang mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan menyebarkan data dan informasi. Sistem Informasi dibuat sesuai dengan keperluan organisasi dan tingkatan manajemen-nya.. Sistem informasi telah digunakan sejak dahulu untuk mendukung operasional suatu organisasi, untuk melakukan pengambilan keputusan, dan untuk perencanaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Berbagai contoh sistem informasi dapat disaksikan di berbagai tempat, antara lain:

• Sistem pemesanan (reservasi) tiket, baik pesawat terbang, kapal laut, dan kereta api yang dapat disaksikan dibeberapa agen perjalanan.
• Sistem POS (point-of-sale) yang digunakan di-counter pasar swalayan dan supermarket ketika pelanggan akan membayar belanjaannya.
• Pelayanan nasabah bank ketika menabung maupun menarik uang diberbagai counter/teller bank.
• Sistem informasi persediaan barang maupun sistem inventaris di berbagai kantor.
• Sistem pelayanan kredit kendaraan untuk mengelola informasi pembayaran dan hutang para pelanggan
• Sistem pencatatan dan peng-inderaan jarak jauh untuk memantau aktivitas disekitar kawah gunung berapi
• Sistem akuntansi diberbagai outlet toko
• dan berbagai sistem lainnya

Sistem informasi tidak selalu rumit/kompleks sehingga harus dilakukan dengan bantuan program komputer dalam jaringan, adakalanya sistem informasi sangat sederhana misalnya hanya dengan menggunakan buku dan pulpen, dengan kata lain, sistem informasi bergantung pada kondisi organisasi yang menggunakannya.

Sistem informasi yang menggunakan komputer sering disebut sebagai Computer Based Information System (CBIS), atau sistem informasi berbasis komputer. Pada buku ini yang dimaksud dengan sistem informasi adalah CBIS. Keunggulan utama dari CBIS antara lain adalah sebagai berikut:

• melaksanakan perhitungan yang rumit, ber-volume besar, dan berkecepatan tinggi.
• menyimpan data/informasi dalam jumlah besar, walaupun secara fisik alat penyimpannya cukup kecil (harddisk, flash disk, CD-ROM, DVD-ROM).
• memungkinkan akses data/informasi dalam jumlah besar, waktu singkat, walaupun lokasi geografis mungkin berjauhan.
• menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.
• meningkatkan effektivitas dan effisiensi dari para pekerja baik per-orangan maupun berkelompok, dalam satu lokasi ataupun tersebar dibeberapa lokasi.

Ada beberapa alasan mengapa sistem informasi berbasis komputer semakin lama semakin digemari oleh organisasi, antara lain:

• Perkembangan teknologi yang sangat pesat terutama teknologi informasi yang menjadi tulang punggung sistem informasi. Komputer semakin cangging semakin mudah digunakan namun harganya semakin murah, sehingga tidak ada lagi organisasi modern yang tidak menggunakan komputer. Perusahaan yang menggunakan sistem informasi berbasis komputer ternyata lebih unggul dalam persaingan, karena dapat memberi pelanyanan informasi cepat dan tepat.
• Pengaruh globalisasi ekonomi menyebabkanlokasi geografis bukan menjadi hambatan organisasi untuk ber-aktivitas, produk dapat ditawarkan dan dapat dibeli dari lokasi mana saja didunia ini, tentu dengan bantuan sistem dan teknologi informasi.
• Teknologi mempersingkat waktu proses, dengan demikian organisasi yang tidak beralih ke CBIS akan tertinggal karena proses dalam organisasi-nya berjalan lambat, pelayanan tidak memuaskan, pelanggan bisa pindah ke tempat lain.
• Pelanggan semakin cerdas, menggunakan teknologi untuk mencapai tujuannya, sehingga perdagangan tidak melulu ditentukan oleh faktor ekonomis, tetapi juga faktor politis dan faktor sosial. Organisasi memerlukan sistem informasi yang juga canggih mengimbangi kecanggihan pelanggan.

selanjutnya , apakah anda tahu apa arti kata Informasi?

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern, bahkan dikatakan bahwa informasi merupakan aliran darah dalam tubuh organisasi, sehingga tanpa informasi maka organisasi akan mati. Informasi diperoleh melalui pengolahan data, sehingga data adalah bahan mentah informasi, dan informasi adalah produk pengolahan data yang dilakukan oleh sistem informasi. Siklus informasi dalam organisasi disajikan dalam diagram disamping ini.

Pada awalnya semua organisasi mulai dengan mengumpulkan data, data kemudian dimasukkan (data-entry) kedalam sistem komputer melalui perangkat masukan (input), dan disimpan ke dalam file basisdata. Data yang tersimpan dalam file basisdata kemudian dibaca kembali dan diproses menjadi informasi, informasi ini disajikan pada perangkat output untuk diberikan ke pengguna. Pengguna kemudian menggunakan informasi untuk melakukan tindakan atau mengambil keputusan. Beberapa saat kemudian hasil tindakan atau hasil pengambilan keputusan di-evaluasi dan menjadi bahan untuk perbaikan data.

Kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa faktor, antara lain:

1. Ketepatan waktu : informasi harus tiba ditangan pengguna tepat waktu, tidak boleh terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Disamping ketepatan waktu (timeliness) informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frame), misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.
2. Ketepatan isi : informasi harus tepat isi-nya, atau harus akurat, tidak mengandung kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan presisi. Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.
3. Ketepatan sasaran : informasi harus tiba ditangan orang yang memerlukannya, apabila salah sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.
4. Relevansi : informasi harus relevan dengan kebutuhan pengguna-nya, bila tidak maka informasi ini tidak berguna.
5. Kemudahan akses : informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima oleh pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di jaringan dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.
6. Kelengkapan : informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.

 

Ada beberapa peranan penting sistem informasi dalam organisasi, antara lain:

• meningkatkan kinerja organisasi melalui:
  • peningkatan produktivitas
  • pengurangan biaya
  • peningkatan pengambilan keputusan
  • peningkatan layanan ke pelanggan
  • pengembangan aplikasi-aplikasi strategis
• mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi
• mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
• meng-integrasikan subsistem-subsistem

Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal organisasi tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal. Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah, hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pengguna eksternal bisa berupa para pelanggan, para pemasok barang dan jasa, para pemegang saham, dinas-dinas pemerintahan, dan sebagainya.

Sistem informasi harus mendukung semua kegiatan dan melayani kebutuhan pada semua level dalam organisasi. Gambar berikut ini menyajikan level organisasi dan sistem informasi yang mendukungnya.

Informasi dan Level Manajemen

Pada level atas yang biasanya adalah pimpinan tertinggi seperti direktur, wakil direktur, presiden direktur, dan sebagainya, ditunjang oleh sistem informasi yang khusus diperuntukkan bagi mereka, yaitu Executive Information System (EIS) atau Sistem Informasi Eksekutif. Manajemen tingkat atas ini bertanggung jawab pada perencanaan jangka panjang atau perencanaan strategis.

Pada level menengah yang biasanya adalah manajer divisi, kepala bagian, manajer operasi, manajer pabrik, dan sebagainya, ditunjang oleh sistem informasi yang populer dengan nama Management Information System (MIS) atau Sistem Informasi Manajemen (SIM). Manajemen tingkat menengah bertanggung jawab dalam hal perencanaan dan kordinasi program-program jangka pendek.

Pada level bawah yang biasanya adalah para penyelia (supevisor), para staff pendukung, para ahli yang diperbantukan, kepala sub-bagian, dan sebagainya, mereka ditunjang oleh sistem yang akan memperlancar pelaksanaan kegiatan dalam organisasi, seperti Office Automation System (OAS) atau sistem otomasi perkantoran. Mereka bertanggung jawab pada pengendalian operasional sehari-hari.

Level operasional adalah level dimana para staff bekerja dalam melaksanakan kegiatan operasional organisasi, berhadapan langsung dengan para pengguna layanan, dimana transaksi data sehari-hari berlangsung, sehingga mereka ditunjang dengan sistem pengolahan transaksi atau Transaction Processing System (TPS).

Disamping sistem informasi yang mendukung langsung level manajemen organisasi terdapat beberapa sistem informasi yang bisa digunakan oleh siapa saja dalam organisasi untuk memperlancar penyelesaian tugasnya, antara lain Decision Support System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan, Expert System (ES) atau Sistem Pakar, serta Neuro-Fuzzy System atau Sistem Jaringan Syaraf Tiruan dan Logika Samar.

Tabel berikut ini menunjukkan jenis sistem informasi yang digunakan dalam organisasi.

Jenis Sistem	Focus	Level	Tujuan Utama
TPS	Data	Operasional	Menangani transaksi rutin dan pemeliharaan basis data
OAS	Komunikasi	Bawah	Menangani dokumen dan media pesan (message : text, voice, image, video, data)
MIS	Informasi	Menengah	Pelaporan rutin dari basisdata
EIS	Kemudahan akses	Atas	Akses ynag mudah dan cepat terhadap data / informasi baik internal maupun eksternal
DSS	Keputusan	Semua level	Menyediakan alternatif keputusan melalui model analitik dan basis data
ES	Saran pakar	Semua level	Menyediakan alternatif keputusan berdasarkan pertimbangan pakar (expert logical reasoning)
Neuro-Fuzzy	Keputusan	Semua level	Menyediakan alternatif keputusan melalui pengenalan pola (pattern recognition)